档案管理规范编写规则

    本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则  标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。

    1  主题内容与适用范围

    本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。

    本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。

    2  引用标准

    GB1.1《标准化工作导则  标准编写的基本规定》

    3  档案管理规范编写的基本要求

    3.1  贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。

    3.2  规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。

    3.3  规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。

    4  档案管理规范的构成

    档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：

    上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。

    5  概述部分

    5.1  封面与首页

    规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。

    5.2  目次

    5.2.1  当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。

    5.2.2  目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。

    5.2.3  目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。

    5.3.1  规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。

    例：科学技术档案案卷构成的一般要求

    （说明部分）

    5.3.2  规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。

    例：标准化工作导则  标准编写的基本规定

    5.3.3  规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。

    例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。

    5.4  引言

    引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。

    6  正文部分

    6.1  主题内容与适用范围

    6.1.1  主题内容

    简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）

    一般采用下列典型用语：

    “本规范规定了……。”

    6.1.2  适用范围

    主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。

    “本规范适用于……。”

    “本规范适用于……，……可参照使用。”

    “本规范适用于……也适用于……。”

    “本规范不适用于……。”

    6.2  引用标准与法规文件

    说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。

    6.3  术语、符号、代号

    管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。

    6.4  管理规范内容

    6.4.1  管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。

    6.4.2  应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。

    6.4.3  应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。

    6.5  检查与考核

    规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。

    7  补充部分

    7.1  附录

    7.1.1  根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。

    7.1.2  “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。

    7.1.3  “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。

    “参考件”附录。主要内容包括：

    A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；

    B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；

    C.正确使用规范的说明等。

    7.2  附加说明

    “附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：

    本规范由××单位提出。

    本规范主要起草人或单位。

    本规范由××单位负责解释。

    8  档案管理规范条文的编排及编号

    8.1  档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。

    8.2  章。条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。

    8.3  章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。

    8.4  标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。

    9  终结线

    在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4.

    附录一  档案管理规范层次编号示例（补充件）

    注：1.引言部分可有可无。2.当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。

    附录二  档案管理规范条文排列格式示例

    （补充件）